Privacy en bescherming van de persoonsgegevens
Inleiding
Als bedrijfsrevisorenkantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u in uw hoedanigheid van klant van het kantoor maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.
1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de vennootschap L&S Bedrijfsrevisoren BV.De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te Brussel 1120, Nachtegaalsweg nr. 23 met als het ondernemingsnummer 0681.575.448.De verantwoordelijke is ingeschreven bij de het Instituut van de Bedrijfsrevisor onder erkenningsnummer B00958.Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij L&S Bedrijfsrevisoren via brief op het bovenstaande adres of via e-mail (slu(at)lsaudit(dot)eu │ ase(at)lsaudit(dot)eu) .
2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens
Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
- In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres.
- In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33 Wet van 18 september 2017).
B. De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als bedrijfsrevisor niet naar behoren uitvoeren.
3. Welke persoonsgegevens en van wie?
In het kader van de onder 2 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken: voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort), adres, ondernemingsnummer, nationaal nummer …In het kader van de fiscale aangiftes worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond politieke organisaties, medische gegevens,Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd.Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers, of aandeelhouders.De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden.De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.
4. Ontvanger van gegevens
Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.Het kantoor doet een beroep third service providers:↘ Het kantoor maakt gebruik van een e-software en bijhorende portalen.
↘ Het kantoor maakt gebruik van een cloud-systeem. Hier worden alle gegevens van de klanten bewaard en verwerkt.
↘ Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, accountant,…)Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.
5. Veiligheidsmaatregelen
Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.
6. Bewaringstermijn
6.1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.)Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.6.2. Andere persoonsgegevensDe persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
7. Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken
7.1. Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten.Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017.Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegegevensbeschermings-autoriteit (zie punt 8.)7.2. Alle andere persoonsgegevensVoor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steeds contact nemen met : Saskia Luteijn, slu(at)lsaudit(dot)eu of Abdel Serghini, ase(at)lsaudit(dot)eu.
8. Klachten
Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan U een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be